AKIVOY COLOMBIA

Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Versión 1.0 · 23 de septiembre de 2026

Esta política explica cómo AKIVOY COLOMBIA S.A.S. trata los datos de las personas que utilizan akivoyempresas.com, solicitan cotizaciones, completan nuestros formularios de proyectos B2B en Facebook o Instagram, o se comunican con nosotros por teléfono, WhatsApp y correo electrónico.

Incluye a los contactos de empresas, constructoras, arquitectos con proyectos y distribuidores. La información de una empresa también queda protegida cuando permite identificar a una persona natural. Esta política no sustituye las políticas propias de Meta, WhatsApp ni de otros servicios externos.

2. Datos que podemos tratar

• Contacto: nombre, teléfono, correo electrónico y ciudad.
• Solicitud B2B: empresa o actividad, tipo de comprador, papel en la compra, modelos de interés, cantidad requerida y fecha estimada del proyecto.
• Seguimiento: comunicaciones relacionadas con la solicitud, asesor asignado, notas comerciales pertinentes, cotizaciones y estado de la oportunidad, incluido su resultado.
• Compra, cuando exista: identificación o NIT, datos de facturación, entrega y soportes de la operación necesarios para atender el pedido y las obligaciones correspondientes.
• Uso de los canales: origen del anuncio o formulario, identificadores de la solicitud, fecha de registro, evidencia de autorización y datos técnicos de navegación cuando las herramientas utilizadas los recojan.

Solicitamos únicamente información pertinente. No incluyas contraseñas, códigos de verificación, datos completos de tarjetas ni información sensible en los campos abiertos. Nuestros formularios B2B no solicitan datos de salud, biométricos, creencias u otras categorías sensibles y están dirigidos a personas adultas. Si recibimos información de menores o datos sensibles no necesarios, restringiremos su uso y gestionaremos su eliminación cuando corresponda.

3. Para qué utilizamos la información

Podemos recolectar, registrar, organizar, almacenar, consultar, actualizar, comunicar a los destinatarios autorizados y suprimir los datos para:

1. Entender el proyecto, verificar los datos de contacto, evaluar la solicitud comercial, asignar un asesor y preparar o dar seguimiento a una cotización.
2. Responder por los canales autorizados y registrar la gestión en el Centro de clientes potenciales de Meta y, cuando corresponda, en los sistemas comerciales de Akivoy.
3. Gestionar pedidos, facturación, pagos, entrega, garantías, servicio al cliente y obligaciones legales cuando se concrete una compra.
4. Medir el resultado de las campañas y mejorar su pertinencia, incluido el uso de señales comerciales con Meta descrito en el punto 5, con la autorización o fundamento aplicable.
5. Atender solicitudes de privacidad, proteger los canales frente a usos indebidos y conservar evidencia de las autorizaciones y operaciones que lo requieran.

Una solicitud de cotización no implica aceptar indiscriminadamente futuras promociones. Los mensajes promocionales adicionales requieren la autorización que corresponda y deben respetar tus preferencias de canal, las restricciones de contacto y la normativa aplicable. Puedes pedir que cesen por el mismo canal o por el correo de privacidad.

4. Autorización y decisiones del titular

Antes de recolectar tus datos para finalidades que requieren consentimiento, informaremos su uso y solicitaremos una manifestación previa, informada y comprobable, por ejemplo una casilla de autorización en el formulario. Conservaremos la evidencia correspondiente. El silencio, navegar por la página o leer esta política no constituyen por sí solos autorización.

Los campos necesarios para responder tu solicitud se identificarán en cada formulario. No proporcionar datos de contacto suficientes puede impedir que preparemos o enviemos la cotización. Puedes solicitar atención directamente por nuestros canales si prefieres no utilizar el formulario de Meta. El envío de una solicitud no obliga a comprar.

Si suministras datos de otra persona, asegúrate de contar con autorización para comunicarlos. No utilizaremos esta política para extender automáticamente autorizaciones anteriores a finalidades diferentes.

5. Formularios, CRM y publicidad de Meta

Al completar un formulario de Akivoy en Facebook o Instagram, la solicitud se recibe en las herramientas de Meta que utilizamos para gestionarla. Nuestro asesor podrá actualizar etapas como registrado, en curso, calificado, cotizado, convertido o perdido. La calificación comercial se basa en la necesidad del proyecto y la gestión del asesor.

Con la autorización correspondiente, Akivoy puede compartir con Meta datos de contacto o identificadores de la solicitud y señales sobre su avance y resultado, como etiquetas, etapas, cotización o compra. Su finalidad es medir las campañas, mejorar la entrega de anuncios y encontrar personas con necesidades similares. No se deben incluir datos sensibles ni notas privadas ajenas a esas finalidades.

Meta puede tratar esta información junto con información de sus servicios conforme a sus propias condiciones y política. Sus servicios pueden implicar almacenamiento o tratamiento fuera de Colombia. Consulta la Política de privacidad de Meta y las Condiciones de las herramientas para empresas.

Puedes solicitar información sobre los datos compartidos, corregirlos o revocar la autorización para usos publicitarios mediante nuestros canales de privacidad. Tramitaremos la solicitud y las instrucciones que correspondan a los proveedores. Si deseas ejercer derechos sobre los tratamientos propios de Meta o WhatsApp, también puedes utilizar sus controles de privacidad. Akivoy sigue siendo responsable de atender las solicitudes sobre sus propios tratamientos.

6. Personas y proveedores que pueden recibir datos

El acceso se limita al personal que necesita atender la solicitud y a proveedores necesarios para las finalidades informadas, tales como CRM, alojamiento, correo, mensajería, soporte tecnológico y, si hay una compra, facturación, pagos y logística. También podremos atender requerimientos válidos de autoridades competentes. No comercializamos bases de datos de contactos.

Cuando un proveedor actúe por cuenta de Akivoy, se exigirán condiciones de confidencialidad, seguridad, uso limitado y atención de derechos. Si un tercero decide sus propias finalidades, su tratamiento se regirá también por la política que le corresponda y por el fundamento legal aplicable.

Las transferencias a responsables en otros países deberán ajustarse al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, incluida la autorización expresa cuando sea el mecanismo aplicable. Las transmisiones a encargados se sujetarán a las condiciones contractuales previstas en el Decreto 1074 de 2015. Esta política no autoriza por sí sola cualquier transferencia internacional.

7. Cookies y tecnologías similares

El portal puede utilizar tecnologías necesarias para sesión, seguridad, carrito y funcionamiento. Las tecnologías de medición o publicidad que se habiliten deberán informar su finalidad y contar con los controles y la autorización exigibles. Puedes administrar las cookies desde el navegador y las preferencias que ofrezca cada servicio; bloquear las necesarias puede afectar el funcionamiento del portal. Esta política no reemplaza los controles de consentimiento del sitio.

8. Tus derechos

Puedes conocer y acceder gratuitamente a tus datos; actualizarlos o corregirlos; pedir prueba de la autorización e información sobre su uso; solicitar su supresión o revocar tu autorización cuando proceda; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después del trámite previo ante el responsable o encargado. No tienes obligación de responder preguntas sobre datos sensibles.

9. Cómo presentar una consulta o reclamo

Escribe al correo del punto 1, presenta tu solicitud en la dirección de correspondencia o comunícala por nuestro teléfono o WhatsApp. Indica tu nombre, un medio de respuesta, los datos que permitan localizar el registro y lo que solicitas. Puedes adjuntar soportes pertinentes. Verificaremos tu identidad de forma proporcional; si actúas por otra persona, acredita esa calidad. No pediremos contraseñas ni códigos de acceso.

• Consultas: respuesta en máximo 10 días hábiles desde su recepción; si se requiere ampliación, informaremos el motivo y la fecha, hasta 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos: máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción; la ampliación informada no excederá 8 días hábiles adicionales.
• Información incompleta: se solicitará completar el reclamo dentro de los 5 días siguientes. Sin respuesta durante 2 meses desde el requerimiento, se entenderá desistido.
• Un reclamo completo se identificará como «reclamo en trámite» dentro de 2 días hábiles. Si corresponde a otro competente, se remitirá dentro de 2 días hábiles y se informará al solicitante.

La supresión o revocatoria puede limitarse cuando exista una obligación legal o contractual de conservar determinados datos. En ese caso explicaremos el motivo y restringiremos su uso a lo necesario. Solicitar dejar de recibir publicidad no requiere cancelar una compra ni renunciar a la atención de una garantía.

10. Conservación y seguridad

La base de contactos permanecerá vigente mientras existan las finalidades descritas. Cada registro se conservará solo durante el tiempo necesario según la gestión de la solicitud, la relación comercial y las obligaciones aplicables. Cuando una oportunidad se cierre sin compra, se revisará la necesidad de mantener sus datos; no se conservarán indefinidamente por una posibilidad genérica de venta. La información de pedidos y sus soportes se conservará durante los plazos legales, contables, tributarios o de defensa de derechos que correspondan.

Cumplida la finalidad y sin deber de conservación, se eliminarán los datos o se anonimizarán de forma que no identifiquen al titular. Esta política exige controles de acceso, confidencialidad, capacitación y medidas técnicas y administrativas proporcionales al riesgo. Ningún medio tecnológico permite prometer riesgo cero. Las solicitudes e incidentes se gestionarán conforme a las obligaciones aplicables.

11. Vigencia y actualizaciones

Esta versión entra en vigor al publicarse el 23 de septiembre de 2026. Los cambios sustanciales se comunicarán antes de aplicarse; si incorporan finalidades que requieren una nueva autorización, esta se solicitará previamente. Las autorizaciones anteriores conservan sus límites y no se amplían por la sola publicación de esta versión.

La política desarrolla el marco de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, capítulo 25, junto con las demás normas aplicables.

¿Quieres consultar, corregir o eliminar tus datos?
Escríbenos a gerenciademercadeoydesarrollo@redesorion.com. También puedes consultar las instrucciones de eliminación de datos.